ثلاثة أنواع من الاحتيال في كشف المرتبات: هل موظفيك يسرقون منك؟

في معظم الأحيان ، عندما يفكر الناس في الموظفين الذين يسرقون من وظائفهم ، فإنهم يفكرون في الأشخاص الذين يدافعون عن خزانة الإمدادات ويضعون صناديق الحظائر والأكوام القانونية. ومع ذلك ، هناك غش أكثر تكلفة يحدث في الشركات من جميع الأحجام في جميع أنحاء البلاد: الاحتيال في كشوف المرتبات.

تزوير كشوف المرتبات شائع بشكل مدهش ، ويؤثر على نحو 30 في المائة من الشركات سنوياً. تفقد الشركات ملايين الدولارات بفضل الموظفين عديمي الضمير الذين يأخذون أموالاً أكثر مما يكسبون. هذا لا يعني حتى التكاليف المرتبطة بالتحقيق في الاحتيال المحتمل واتخاذ إجراءات ضد الجناة. في بعض الحالات ، يُطلب من الموظفين دفع التعويض ، ولكن غالبًا ما يؤدي الاحتيال على الموظفين إلى خسائر للشركة.

ومع ذلك ، لا يتم إنشاء كل الاحتيال في الرواتب متساوية. بشكل عام ، هناك ثلاثة أنواع من الاحتيال في كشوف المرتبات: الاحتيال في الجدول الزمني ، وموظفي الأشباح ، وتصنيف الموظفين الخطأ. إن فهم الفروق الدقيقة بين كل نوع يساعد المحققين المدربين من الكلية على تحديد وإيقاف الجرائم قبل أن يكلفوا أموال شركتك.

الاحتيال الجدول الزمني

الاحتيال في الجدول الزمني ينطوي على دفع الموظفين بشكل خاطئ للساعات التي يعملون فيها. في بعض الحالات ، تدفع الشركات مبالغ زائدة على أساس التقديمات الزمنية. قد يكون لدى الموظفين ساعة زميل في العمل وخارجها عند عدم جدولة العمل. في نظام جدول زمني مشترك واحد ، "ينسى" الموظف تسجيل الدخول أو الخروج ، مما يتطلب إدخال يدوي ، يضيفون إليه ساعات إضافية. في حالات أخرى ، قد يكون كاتب كشوف المرتبات موجودًا على المخطط ، ويتجاوز جداول وقت الموظف يدويًا لزيادة عدد ساعات العمل ، أو حتى معدل الدفع.

غالبًا ما يتم القبض على احتيال الجدول الزمني بسرعة من خلال عمليات تدقيق منتظمة ومراجعة جداول الموظفين ، وسياسات صارمة فيما يتعلق بعمليات التقديم في الجدول الزمني والتغييرات. على سبيل المثال ، يجب أن يوافق المدير على أي إدخالات يدوية ، ويجب أن تقوم التغييرات في معدلات السداد ، أو أنواع الموظفين ، أو المدير أو الموارد البشرية بتوثيق الجداول كتابةً. ستكشف عمليات التدقيق عن الحالات الشاذة - مثل الموظف الذي من المقرر عادة أن يعمل من الاثنين إلى الجمعة فجأة عند تسجيل الدخول في عطلة نهاية الأسبوع - ويوقف الاحتيال في مساراته.

شبح الموظفين

هل تدفع للموظفين الذين لا يعملون في الواقع نيابة عنك؟ قد تفاجأ. يُعد الموظفون الشبحون النوع الثاني من أنواع الاحتيال الأكثر شيوعًا ، وغالبًا ما يرتكبها موظفو أو مديرو الرواتب. باختصار ، إن موظفًا خفيًا هو موظف مزيف لم يعمل أبدًا لشركتك - ولكن تم "إنشائه" من خلال جدول الرواتب لتحويل الأموال ، أو شخص عمل سابقًا لدى الشركة ورحل منذ ذلك الحين ، ولكن لم يتم إنهاؤه نهائيًا في نظام الرواتب.

النظر في هذا السيناريو: كاتب الرواتب الخاص بك هو ماري إليزابيث سميث. قرّرت ماري أنها لا تكسب ما يكفي ، لذلك فهي تنشئ موظفًا "جديدًا" يدعى ماري بيث سميث. بعد ذلك ، عندما تدير رواتبها ، تقطع شيكتين ، واحدة شرعية لماريث إليزابيث ، ثم أخرى إلى ماري بيث. في سيناريو آخر ، افترض أن أحد الموظفين غادر الشركة مؤخرًا. تقرر مديرة الرواتب الخاصة بك ماري إليزابيث رغبتها في الحصول على راتب ذلك الشخص ، حتى لا تقوم بإنهاء راتبه ، ولكنها بدلاً من ذلك تحوِّل هذا الراتب بشيك تم إصداره إلى ماري بيث سميث.

مثل الكثير من عمليات الاحتيال في الأوقات العادية ، يمكن عادةً إخفاء موظفي الأشباح من خلال عمليات تدقيق منتظمة ، ومقارنة سجلات الرواتب الخاصة بك إلى الشيكات التي تم قطعها أو الإيداعات التي تم إجراؤها لتحديد أماكن الخلل مثل الأسماء المكررة والعناوين وأرقام التأمين الاجتماعي وأسماء الموظفين الذي لم يعد يعمل للشركة. فصل الواجبات أيضا يساعد على منع هذا النوع من الاحتيال. بمعنى آخر ، لا يجب أن يكون الشخص الذي يتعامل مع كشوف المرتبات هو نفس الشخص الذي يجري تغييرات على سجلات الموظفين.

خطأ في تصنيف العاملين

الخطأ في تصنيف العاملين هو نوع من أنواع الغش في كشوف المرتبات ترتكبه الشركة نفسها ، عن قصد أو بسبب سوء فهم للقواعد. تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من أصحاب العمل تصنيف الموظفين إما كمقاولين مستقلين (1099 موظفًا) أو موظفين W-2 ، وفقًا لنوع العمل الذي يقومون به ، وكيف يتم دفعهم ، ومعلمات الوظيفة.

يقوم بعض أصحاب العمل بتصنيف الموظفين عمداً على أنهم 1099 عاملاً لتجنب دفع ضرائب الرواتب ، وأقساط التأمين الصحي ، وغيرها من المزايا ، وهو ما يعد انتهاكًا واضحًا للقانون ويشكل الاحتيال. يقوم موظفون آخرون بتصنيف الموظفين عن طريق الخطأ. وفي كلتا الحالتين ، يمكن أن تصل الغرامة لمثل هذا الاحتيال إلى 25000 دولار لكل مثيل - بالإضافة إلى ضرائب الرواتب والعقوبات - لذا من الأفضل العمل مع شركة كشوف مرتبات مؤهلة أو مدير متمرس لتصنيف الموظفين بشكل مناسب.

الاحتيال في جدول الرواتب مكلف لعملك. إن البقاء على رأس من يتقاضى أجرًا - وضمان تلقي العمال للربح الذي يكسبونه - أمر مهم لتحقيق أرباحك. إلى جانب ذلك ، عندما تكون رواتبك دقيقة ، يمكنك تركيز انتباهك على إبقاء تلك الدبابيس الورقية خارج نطاق خزانة الإمداد.