حياة

القوة الاستثنائية لخطاب ملموس ، مكتوب بشكل جيد

القوة الاستثنائية لخطاب ملموس ، مكتوب بشكل جيد

في هذا اليوم وهذا العصر عندما تكون الهواتف والبريد الإلكتروني منتشرتان إلى حد كبير ، ينسى الكثير من الناس قوة خطاب مكتوب بشكل جيد. ومع ذلك ، في العديد من الأمور الهامة في الحياة ، نرسل المراسلات البريدية: التخرج ، وحفلات الزفاف ، والاستحمام ، وما إلى ذلك. من المهم أن نتذكر السلطة التي يمكن أن يكون لها خطاب مكتوب بشكل جيد ، وكذلك في الأمور التي يجب أن يكون لديك واحدة.

ماذا تعني الرسالة

من خلال كتابة خطاب ، فإنه يدل على أنك جادة في أي شكل من أشكال مراسلاتك. إذا كان هذا إعلانًا ، فهذا يدل على أنك تقدر قيمة شخص ما. إذا كانت رسالة مكتوبة بخط اليد إلى صديق ، فإن الوقت الذي قضيته في الكتابة هو تذكير بصداقتك. فكر حتى في الأساسيات: إذا أرسلت بريدًا في بطاقة تعليق في أحد المتاجر ، يتعين على الإدارة أن تأخذ في الاعتبار أنك أخذت وقتًا للكتابة ثم أعدت إرسالها مرة أخرى - للاعتراف بها أو الاهتمام بها.

وفي الأعمال التجارية ، عادة ما تعني الرسالة عمل جاد. في العديد من المعاملات ، الرسالة هي سجل رسمي. وإذا قمت بإضافة الشهادات وإيصالات العودة إليها ، فإنه يظهر المتلقي أنك جادة. قم برفض بعض الحقائق التي ذكرتها بشكل صحيح باستخدام موقع مجاني مثل Cite.com ، ثم تعرف الشركات أنك لا تصنع الأشياء!

حيث لا تزال الرسائل مطلوبة اليوم

في العديد من المعاملات والنزاعات ، لا تزال هناك حاجة إلى رسالة. فيما يلي قائمة صغيرة ببعض الاستخدامات الشائعة للحروف الإلزامية:

  • التشكيك في تهمة بطاقة الائتمان
  • النزاعات مع الدائنين
  • التغييرات العنوان في المؤسسات المالية
  • الطلب على الدفع لبدء المطالبات

في الواقع ، هناك حاجة إلى العديد من الوثائق ، ولكن الشركات قد خلقت أشكالًا لتوحيد المراسلات. حتى في هذا العصر الإلكتروني ، من المهم جدًا إرسال مستند فعلي فعليًا.

بالنسبة للعديد من العمليات ، مثل نزاع بطاقة الائتمان أو نزاع مع دائن ، لا يمكن اتخاذ الإجراءات حتى يتم استلام نزاع كتابي. على سبيل المثال ، إذا كنت تتنازل عن رسوم بطاقة ائتمان ، فستظل مسؤولاً عن الخصم حتى يتم استلام نزاع كتابي. بمجرد استلامها ، فإنك محمية بموجب القانون من دفع الرسوم المتنازع عليها حتى يتم حل النزاع.

أيضًا ، إذا كنت تطلب الدفع مقابل شيء ما ، أو تطلب استرداد الأموال ، فلا يمكنك الشروع بشكل قانوني في اتخاذ خطوات أخرى ما لم تكن قد كتبت خطابًا يطلب فيه الدفع / استرداد الأموال ، ولديك دليل على أنه تم تسليمه. هذا هو السبب ، بالنسبة لرسالة قانونية ، من الأهمية بمكان أن تحصل على البريد المعتمد والحصول على إيصال عودة عند إرساله بالبريد من الولايات المتحدة خدمة البريد. باستخدام هذا الخيار ، سوف تدفع حوالي 4 $ لكل حرف ، ولكنك ستحصل على بطاقة بريدية موقعة من قبل المستلم ، وسوف تظهر اسم الشخص الذي يستلمها مع التاريخ المستلم.

قصة شخصية

أنا أخبركم بكل هذا لأنني اضطررت لكتابة الرسائل مرات عديدة ، لكن كان لي خطيرا في الآونة الأخيرة.

لقد حصلت على الكثير من النجاح في كتابة الرسائل عندما كنت غير راضٍ عن الخدمة أو الشراء. في العديد من الحالات ، تمكنت من استلام المبالغ المستردة أو أنواع الاعتذارات الأخرى. في الآونة الأخيرة ، كنت قد أرسلت قطعة ليتم بيعها على تاجر محلي.

كان التاجر يعمل في مجال الأعمال لأكثر من 30 عامًا وقد تعاملت معهم من قبل ، لذا شعرت أنني واثق جدًا من هذه العملية. كما هو الحال في أي عملية شحنة ، يمكنك ترك العنصر الخاص بك ويدفع لك بمجرد بيعها.

عندما أسقطت هذا البند ، ينص عقدنا على 30 يومًا بمجرد أن يتم بيع العنصر ، في حال تم إرجاعه. حسنًا ، لقد مرت 30 يومًا ولم يتم الدفع. اتصلت وعدت هذا الأسبوع ، ثم اتصلت به ، ووعدت في الأسبوع القادم.

استمر هذا لمدة شهر ونصف ، وفي النهاية ، مع اقتراب هذا النزاع من 90 يومًا بعد البيع ، ضغطت عليهم بشكل أكثر جدية. وأخبرهم أخيراً أنهم سيحتاجون إلى إحضارهم إلى المحكمة إذا لم يدفعوا - لكنني لم أتمكن من القيام بذلك حتى حصلت على خطاب موثق يثبت أن طلبي قد تم دفعه.

رسالة عينة

هذا ما بدا عليه رسالتي ، مع حذف الأسماء أو المعلومات الأخرى أو تغييرها:

إعادة: الطلب للدفع

عزيزتي جولي:

يرجى العلم بأن شركة M تدين لي بمبلغ 500.00 دولار أمريكي بسبب اتفاق الإرسالية الذي بدأ في عام 2011 لشحن [بند]. إنه رقم الإيصال 1764.

خلال محادثاتي السابقة مع جولي في 13 يناير و 20 يناير ، وافقت على أن الدفعة كانت مستحقة وسيتم إرسالها. على وجه التحديد ، خلال المحادثة في 20 يناير ، نصحتني أنه سيتم استلام الدفعة في 26 يناير.

خلال محادثتي مع جولي في 30 يناير ، قالت إن الدفع سيتم استلامه بحلول 9 فبراير على أقرب تقدير. ثم اتصلت وتحدثت إلى مارك ، الذي قال إنه سيتحدث إلى جولي ، ويجب أن يكون الدفع متاحًا للاستلام في شركة M في 1 فبراير. وفي الأول من فبراير ، وصلت إلى شركة M وتحدثت إلى Mark. وقال إن الدفع سيكون متاحًا غدًا (2 فبراير) ، أو في موعد أقصاه 3 شباط (فبراير).

وستكون هذه الفرصة الأخيرة لشركة M لتسوية هذه المسألة قبل رفع دعوى ضد شركة M في محكمة المطالبات الصغيرة. أنا موافق على دفع مبلغ مقطوع. يرجى الاتصال بي في أو قبل 3 فبراير لأغراض تسوية هذه المسألة.

إذا لم أسمع من شركة M في 9 فبراير / شباط أو قبله ، فسوف أرفع دعوى قضائية ضد شركة M دون إشعار آخر. من مصلحة شركة M في تسوية هذه المسألة قبل رفع دعوى قضائية. إذا تم الحصول على حكم ضد شركة M ، فسيؤثر ذلك سلبًا على قدرة شركة M في الحصول على الائتمان ، وسوف يُطلب من شركة M دفع تكاليف المحكمة ، وسوف تتحمل شركة M فائدة بمعدل 10٪ سنوياً.

بناءً على ما سبق ، أتوقع دفع مبلغ 500.00 دولارًا يدفع إلى روبرت في موعد أقصاه 9 فبراير. يمكن الوصول إلي في: [رقم الهاتف]. إذا قررت شركة M تجاهل هذا الطلب للدفع ، فسوف أتابع أيضًا جميع إجراءاتها القانونية دون إشعار آخر لشركة M. هذه الرسالة بمثابة دليل على أنني حاولت حل هذه المسألة بشكل غير رسمي.

بإخلاص،

روبرت

تم إرسال هذه الرسالة بالبريد في 3 فبراير وتسلمها عبر البريد المعتمد® في الرابع من شباط (فبراير). تلقيت اتصالاً بهم في ذلك اليوم ، قالوا فيه: "نحن آسفون. نحن البريد الالكتروني الدفع اليوم. . . بالمناسبة ، رسالة جيدة. ”وصدق أو لا تصدق ، وصلت الدفعة في اليوم التالي.

استنتاج

من المزعج حقًا أن تمر بهذه الخطوات للحصول على حل. ومع ذلك ، فإن حقيقة الحياة المحزنة هي أنه من الضروري القيام بذلك في أشياء كثيرة. قصتي أعلاه مثال حديث ، ولكن كان علي أن أفعل ذلك مع قضايا خدمة العملاء الأخرى في الماضي أيضا. تذكر تجربتي العميقة في خدمة العملاء Best Buy؟ يحدث ذلك ، حتى تسليح نفسك مع قوة خطاب مكتوب بشكل جيد.

هل سبق لك أن كتبت رسالة للحصول على شيء حل؟ هل يزعجك أن يكون لديك؟

أضف تعليقك